Historiallisen suuri sosiaali- ja terveydenhuollon uudistus vietiin läpi viime vuoden vaihteessa ja hyvinvointialueet aloittivat toimintansa 1.1.2023. Alkuvaiheessa kriittisintä oli, että palkat, laskut ja tuet saadaan maksettua oikein ja ajallaan.
Koska hyvinvointialueet muodostettiin pääosin vanhoista organisaatioista yhdistämällä, ei yhtenäistä toimittajarekisteriä ollut olemassa. Lisäksi entisten sote-organisaatioiden toimittajarekisterit saattoivat sisältää vanhentunutta tietoa, ja tietojen konversio olisi vienyt valtavasti työaikaa hyvinvointialueilta, palvelukeskuksilta ja IT-toimittajilta.
Ohjelmistorobotiikan ansiosta taloushallinnossa voidaan keskittyä olennaiseen
HPK Palvelut, yhteistyössä CGI:n kanssa, halusi varmistaa Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen toimittajatietojen oikeellisuuden tehokkaasti. Yhteystyössä otettiin käyttöön tuotteistetun Toimittajien luonti -automaation, jossa hyvinvointialueen uudet toimittajat luodaan ostolaskujen saapuessa käsittelyjärjestelmään ohjelmistorobotiikan avulla.
“Jos tämä urakka olisi tehty käsin, se olisi tarkoittanut lukuisia työtunteja tietojen tarkastamista ja päivittämistä. Ohjelmistorobotti säästi merkittävästi taloushallinnon aikaa ison muutoksen keskellä. Sen avulla pystyimme keskittymään asiakkaidemme palvelemiseen tärkeämmissä tehtävissä ison muutoksen keskellä”, kertoo palvelupäällikkö, talouspalvelut, Nea Väisänen.
Automaatio tarkistaa toimittajien tiedot muun muassa YTJ:n ja Tilastokeskuksen rekistereistä. Asiantuntijat saavat lokiraportin jokaisen suorituksen jälkeen, josta nähdään selkeästi luodut tai virheelliset toimittajarivit. Asiantuntijat voivat keskittyä poikkeuksia sisältävien toimittajien tarkisteluun.
“Ohjelmistorobotti jatkaa työtään ja säästää meiltä edelleen aikaa rutiinitöistä. Lisäksi tiedot ovat nyt ajan tasalla ja datan laatu kohdillaan. Tulevaisuudessa meidän on tarkoitus laajentaa samaa ratkaisua käyttöön muille asiakkaillemme, parhaillaan olemme tekemässä käyttöönottoa Porvoon kaupungille vastaavasti.”, summaa toimitusjohtaja, Sami Puukari HPK Palveluilta.