Tämä teksti julkaistiin Hesarin mielipidepalstalla 4.8.2022. Linkkiä tekstiin on kysytty minulta ajoittain, joten jaan tekstin myös tässä yrityksen nettisivuilla:
Palkanlaskennan virheet eivät johdu vain järjestelmistä
Julkissektorin palkanlaskenta sisältää monimutkaisuutensa vuoksi paljon manuaali- ja tarkastustyötä. Iso merkitys on myös esimiehillä.
4.8.2022
JULKISUUDESSA on viime viikkoina puhuttu palkanmaksun ongelmista. Keskustelusta on puuttunut pari keskeistä näkökulmaa, jotka liittyvät yhtäältä työntekijöihin – siis palkanlaskennan ammattilaisiin – ja toisaalta järjestelmävaihtoehtoihin.
Julkisen sektorin palkanlaskenta on monimutkaista. Kunnallista yleistä virka- ja työehtosopimusta (KVTES) on vuosien saatossa jatkokehitetty ja yksityiskohtia on lisätty vanhojen päälle. Mennäkseen oikein palkanlaskenta vaatii pitkää kokemusta ja toimivia järjestelmiä. Haastavia ovat erityisesti tilanteet, joissa järjestelmää vaihdetaan. Kun henkilön palkkatiedot siirretään järjestelmästä toiseen, siirretään usein myös pitkät työuratiedot, lisiin vaikuttavat tekijät ja eri palkkalajit. Monimutkaisuuden huippu ovat kunnallisen opetushenkilöstön virka- ja työehtosopimuksen (OVTES) palkat.
Suomessa on tietojeni mukaan nykyisellään neljä palkanlaskentajärjestelmää, jotka osaavat laskea julkissektorin palkat oikein. Näistä kolme on yhdeltä järjestelmätoimittajalta. Viidennen markkinoille toi Sarastia yhteistyössä yksityisen järjestelmätoimittajan kanssa. En tiedä, mitä kaikkea viimeaikaisten julkisuudessa esillä olleiden haasteiden taustalla on, enkä ota niihin kantaa. Kuitenkin olennaista miltei monopolitilanteessa oli, että markkinoille tuli vihdoin uusi kilpaileva julkissektorin palkkajärjestelmä. Toivottavasti ongelmat saadaan ratkaistua.
NYT julkisuudessa olleet haasteet palkanmaksussa eivät todennäköisesti ole vain järjestelmäongelma. Julkissektorin palkanlaskenta sisältää monimutkaisuutensa vuoksi paljon manuaali- ja tarkastustyötä, ja tulorekisteri on tuonut lisähaasteensa. Edustamani organisaation käyttämässä palkanlaskentajärjestelmässä on ongelma, jonka vuoksi tulorekisteritietoja joudutaan korjaamaan jälkikäteen manuaalisesti. Meillä yksi palkanlaskija käyttää lähes koko työaikansa tulorekisterikorjauksiin. Tämä siis tilanteessa, jossa puhutaan noin 3 500 palkansaajan tiedoista.
Iso merkitys on myös esimiehillä. Sen lisäksi, että julkissektorilla esimiesten työtaakka on suuri, heillä on myös vastuu siitä, että he muun muassa ilmoittavat alaistensa poissaolot ajoissa palkanlaskentaan. Jos he eivät toimi ajoissa tai tarkista tietoja, palkka menee maksuun väärin.
Meillä pohdittiin keväällä, miten toimimme, jos palkkatiimimme olisi mennyt lakkoon. Olisiko tiimiesimies laittanut palkat maksuun? Tehdessään sen työvaiheita olisi jäänyt pois ja virheiden todennäköisyys olisi kasvanut. Me olemme vuosien varrella hyväksyneet tilanteen, että jos satamien rahtaajat menevät lakkoon, tavara ei kulje ja pitkällä aikavälillä kaupan hyllyillä on aukkoja. Jos palkanlaskijat ovat lakossa, palkat eivät mene maksuun tai ne joudutaan laittamaan maksuun ilman yksityiskohtaista asiantuntemusta – todennäköisesti väärin.
HYVINVOINTIALUEUUDISTUKSEN haaste on aikataulu, joka toivottavasti ei nouse myöhemmin julkisuuteen palkanlaskennan näkökulmasta. Valtakunnassa tehdään yhtäaikaisesti kaikkialla muutosta, joka olisi ollut parempi tehdä vaiheittain. Kuluva vuosi on lottovoitto järjestelmätoimittajille.
Viestini päätöksentekijöille on, että kun seuraavan kerran työehtosopimuksia ja tulorekisteriä muutetaan, tarkasteltaisiin myös sitä, mistä voidaan luopua ja voiko jotain yksinkertaistaa. Jos monimutkaisuus ja sen mukana työmäärä lisääntyvät samalla tahdilla kuin viime vuosina, palkanlaskijat loppuvat Suomesta.
Anniina Kitula
toimitusjohtaja, HPK Palvelut oy
Kohteesta <https://www.hs.fi/mielipide/art-2000008980279.html>